大学办公室的基本职责是综合处理学院党政工作的日常事务,一般承担学院公文处理、工作安排、协调督办、信访处理、对外联络、档案管理等职能,一般的职能包括:
一、起草、审核和印发各类公文。
二、围绕学院中心工作,开展调查研究,为学院决策提供参考和依据。
三、组织安排全院性重要会议、活动和工作。
四、督促落实院务会的重大决策、重要工作部署和领导交办事项。
五、根据学院整体工作部署,对院各系部、各部门工作进行综合协调。
六、负责学院重大公务接待和院内外的联络工作。
七、负责档案的收集、整理、立卷、归档、保管、借阅工作。
八、处理机要文书,协调推动全院的保密工作。
九、协调组织日常综合性工作。
十、处理接待院内外的来信、来访。
十一、负责做好学院校友联络工作。
十二、学院车队管理。
十三、完成院院务会交办的其它工作。
大学办公室是学校党政综合办事机构,围绕学校整体部署和中心工作,主要是完成组织协调、公文处理、机要保密、印信管理、法律服务、信访接待、重要会议筹办、综合服务保障、信息报送与公开以及学校领导交办的其他工作。具体可能有以下几个方面:
文书工作:
负责归纳制定学生会每学期、每月的工作计划、总结以及负责其它各种相关的文字书写工作;定期公布学生会工作的进程,增加其透明度;负责记录部长例会,主席团例会,团委对学生会召开的一切会议等;定期收集各部门会议记录,对其进行归纳整理。
上传下达:
执行主席团的决议,落实主席团布置的工作任务,协助主席团开展日常工作,管理全院学生会人事档案,整理学生会日常活动。跟进部门会议、活动,做好部门间的沟通工作,掌握各部门动态。发挥桥梁作用,及时反馈各年级信息,增进学生会和各年级之间的沟通和交流,使之更好地改进工作,服务同学。
档案及资料管理:
负责学生会内部制度及日常事务相关资料的管理,资料收集与管理,如盖章、工作证、通讯录、证书奖状等。负责团委、学生会各种资料的汇总、整理以及备案。收集部门每月工作计划和总结,各项活动的计划、策划书与总结、活动照片以及影音资料等,各部门活动前的计划和活动。
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